コスト管理は、どのような産業においても、組織のプロジェクト計画プロセスにとって不可欠です。それは、予算の計画、見積もり、そして全体的なコントロールに関わるものです。そして、プロジェクトのライフサイクルの中で、プロジェクトチームが予算を計画し、管理するためのプロセスが用意されています。そして、IT業界にとっては、自社のリソースで開発するか、信頼できるパートナーにアウトソーシングするかは重要なポイントです。
この記事では、価格設定モデルのいくつかの種類、ITプロジェクトの価格が持つ影響、そして特にテクノロジー・サービス・プロバイダーからアウトソーシングする場合の効果的なコスト管理方法について、トピックを掘り下げます。
情報技術（IT）プロジェクトとは、ITインフラ、情報システム、コンピュータを扱うプロジェクトの一種である。ITプロジェクトの例としては、Web開発、ソフトウェア開発、モバイルアプリ開発、ネットワーク設定、ソフトウェア実装、ハードウェアインストール、データベース管理、IT緊急復旧…などがある。マネージャーは、プロジェクトの計画、スケジュール、実行、監視、報告などを行わなければなりません。プロジェクトは非常に広範囲に及ぶことが多いため、ITプロジェクトマネージャーはリスク、相互依存の統合、ソフトウェアの更新、スコープクリープ、予算などにも対処しなければならない。
2つのモデル
ソフトウェア・アウトソーシング・サービスのプロバイダーに提案を依頼すると、タイム・アンド・マテリアルと固定価格という2つの一般的なモデルのいずれかが提示されることがあります。
T&M（タイム＆マテリアル）モデルは、多くの場合、労働力の時間給に基づいて実際の作業でクライアントに請求します。リソースやスケジュールが柔軟で、改訂後のコースに基づいて調整できるため、このモデルでは変更に容易に対応することができます。自分でプロジェクトを管理したい場合や、プロジェクトが長期に及び、要件が動的、変更可能、更新可能な場合に好まれるかもしれません。通常、お客様はPO/PMを用意し、サービス提供者とともにプロジェクトの全側面を管理します。
この場合、作業効率は高く、マージンも見積もり可能で安定しています。ただし、急を要する場合にはリソースを積むことが難しい。料金、人員、期間、ランプダウンまたは交換の通知期間に関する提案を明確に確認する必要があります。
もう1つのモデルは、プロジェクトベースの固定価格です。プロジェクトの開始時に要件が確定し、その要件に基づいて見積もりが作成されます。サービスプロバイダーは、契約書に記載された合意金額内でプロジェクトを完了させる責任を負う、単一金額契約が結ばれます。あなたが明確な要件と決定された期限を持っていた場合、または固定予算とスコープを持っている場合、このモデルを選択します。それはすべての指定された要求と透明であるべきで、予算を修正し、任意の驚きがあることはありませんように、事前に期限を手配してください。
クライアントはプロジェクトの管理に大きな労力を費やす必要がなく、サービスプロバイダーはそのリソースを活用して高い生産性を実現することができます。しかし、要件が明確でなく、契約締結前に変更に関する適切な協議と合意が行われないと、複雑になる可能性があります。このモデルでは、お客様の管理能力が低いため、プロジェクトの進捗状況や品質がタイムリーに報告・監視されないと危険です。
ITプロジェクトの価格に影響を与える要素は何ですか？
デジタル製品のコストは多くの要素で決まります。コーディング、リスク、その他ソフトウェア開発会社が全体的なコストの見積もりに含める可能性のある要素について、何が影響するかを見てみましょう。ソフトウェア会社が評価を行う根拠は、非機能要件、納期、予算が含まれます。これらについて詳しく見ていきましょう。
作業範囲
スコープを定義することは、あなたとあなたのチームにプロジェクトの規模を示すものであり、それが実際にどの程度のものであるかを示すものです。プロジェクトの要件、サードパーティの統合、非技術的な要素など、重要な要素をすべて網羅します。ほとんどの場合、複雑なプロジェクトはコストが高くなります。
時間
これも最終的なコストを決定する上で重要な要素です。製品のリリースを急ぐ場合は、ソフトウェアベンダーが時間単価を上げる可能性があることを覚えておく必要があります。
ベンダーの国
サービスのコストは国によって異なることは周知の事実です。幸いなことに、いくつかのウェブサイトは、価格を比較するのに役立ちます。
プロジェクトに対するあなたの関与意外かもしれませんが、プロセスへのあなたの関与もコストに影響します。例えば、事前に詳細な分析を行い、市場調査や競合他社の調査から有用な資料をチームに提供すれば、コストを下げることができます。
継続的な開発
新機能の追加、拡張、更新、保守など、製品を発売した後のすべてのアクションを含みます。
ソフトウェア会社の規模・評判
ソフトウェアベンダーの市場での地位も、サービスの最終的な価格を変える可能性があります。なぜでしょうか？なぜなら、評判には開発チームの専門知識が含まれ、必要なサービスをすべて提供してくれる可能性があるからです。そのおかげで、あなたはすべてを一箇所で済ませることができるのです。しかし、それは同時に、ソフトウェア開発の予算が上がる可能性があることを意味します。
外部ライブラリとプラグイン
これには、デジタル製品が機能し、エンドユーザーに付加価値を与えるために必要なものすべてが含まれます。つまり、すべての機能、アプリがFacebookやGoogleなどの他のサービスとの統合を必要とするかどうか、その他多数が含まれます。
プロジェクトの複雑さ
プロジェクトがどの程度複雑かによって、価格が異なる場合があります。まず、プロジェクトが高度であれば、より上級の開発者がそこで仕事をする必要があります。さらに、その複雑さゆえに、より長期の安全審査手続きを経なければなりません。
予算を効果的に管理し、良い製品を作るには、いくつかのコツがあります。
プランニングとプロジェクトスコープ
プランニングは、プロジェクトマネージャーがプロジェクト管理予算と一致するための最初のステップです。プロジェクトの計画段階では、チームと打ち合わせを行い、現実的なコストの見積もりをまとめます。プロジェクトが伴いそうなすべてのフェーズ、タスク、アクティビティを検討し、予算に十分なコンティンジェンシーが含まれていることを確認します。人、材料、ハードウエア、ソフトウエアのすべてを考慮し、見積もりは基準予算達成のために使用されるべきです。
見積もり予算
見積もりが承認され、資金が投入されると、プロジェクトマネージャーはベースライン予算を手に入れることができます。月次予算は、見積もりプロジェクト期間を基本予算で割ることによって算出できます。これで、1ヶ月にかけられる予算が正確にわかります。不都合な出来事やプロジェクトのリスクに対処するために、コスト超過のための予算を確保しておくとよいでしょう。見積もりは、プロジェクトが進むにつれてより精緻になり、予算は時間の経過とともに更新されるべきです。
コスト管理
すべての支出について、明確なコスト管理（サインオフの責任を含む）を確立する必要があります。スマートなプロジェクトマネジメント予算を維持するためには、誰が経費を管理し、責任を負うかを早い段階で計画することです。例：タイムシート、請求書、リソースの割り当てを誰が承認し、サインオフするのか？また、コンティンジェンシー・プランを作成し、予算超過の場合の是正措置を定義しておくことも、コストをコントロールするための良いスタートとなります。
コストを記録し、指標を計算する
予算内に収まっていることを確認するために、見積もり基準額と実際の支出額とのコスト比較を定期的に行う必要があります。各報告期間の終わりに指標を計算し、支出した合計額と予想される支出額を比較します。数字が大きくかけ離れている場合は、軌道修正して予算内に収めるために何らかの対策を講じる必要がある可能性が高いことを意味します。
予測の更新
数字に狂いがある場合は、予測を更新して、今後の資金の効率的な使い方をよりよく理解する必要があります。予算の減少に驚き、ステークホルダーに追加を要求するような事態は絶対に避けたいものです。月次ベースでこれらの数字を再確認することで、必要な変更に着手し、それに応じて予算を調整することができます。
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